Chứng nhận lãnh sự là gì? Những lưu ý về việc xin xác nhận chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại Việt Nam theo quy định pháp luật hiện hành.

1. Chứng nhận lãnh sự là gì?

Theo khoản 1 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nêu rõ: “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Việc chứng nhận lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

2. Các giấy tờ, tài liệu được chứng nhận lãnh sự

Các giấy tờ, tài liệu được chứng nhận lãnh sự khi đáp ứng các điều kiện sau đây:

Phải do các cơ quan, tổ chức sau đây lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận:

• Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương;
• Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;
• Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;
• Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.

Phải thuộc một trong các loại giấy tờ, tài liệu sau:

• Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;
• Chứng nhận y tế;
• Phiếu lý lịch tư pháp;
• Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật

3. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự

• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

4. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau. Các chi tiết mâu thuẫn được thể hiện trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự
• Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc. Tức con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

5. Ngôn ngữ chứng nhận lãnh sự

Ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.

Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế cho tiếng Anh.

6. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự

• Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự ở trong nước.
• Cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được Bộ Ngoại giao ủy quyền.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự ở nước ngoài.

7. Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự

Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự được quy định khác nhau khi thực hiện thu tục tại Cục lãnh sự và cơ quan đại diện ngoại giao

Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

Hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự:

• 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp. Giấy tờ nhân thân bao gồm chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện, không cần chứng thực.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.    

Cơ quan, tổ chức và cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự hoặc thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền hoặc gửi qua đường bưu điện.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự:

• 01 Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự theo mẫu;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.

Cơ quan đại diện thực hiện chứng nhận lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam thông báo.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Cơ quan đại diện có văn bản đề nghị Bộ Ngoại giao xác minh.