Pháp luật đã có các quy định cụ thể về việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Vậy thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu theo quy định pháp luật là bao lâu?

Tài liệu kế toán là gì?

Luật Kế toán 2015 quy định, tài liệu kế toán (TLKT) là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

TLKT có giá trị pháp lý, cung cấp tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán và được sử dụng để công bố công khai theo quy định của pháp luật. TLKT là cơ sở để xây dựng và xét duyệt kế hoạch, dự toán, quyết toán, xem xét, xử lý vi phạm pháp luật.

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về thời hạn lưu trữ tối thiểu của từng loại tài liệu kế toán. Nếu cá nhân, tổ chức thực hiện trái quy định này thì sẽ bị xử lý vi phạm do vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

Phải lưu trữ ít nhất là 05 năm đối với TLKT dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Cụ thể:

– Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán

– TLKT dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

Hai loại TLKT trên có thể phải lưu trữ trên 5 năm nếu có quy định khác.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

Phải lưu trữ ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ khi pháp luật có quy định khác. Cụ thể là:

– Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC; các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết; các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp; báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán; báo cáo quyết toán; báo cáo tự kiểm tra kế toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC

– TLKT liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản

– TLKT của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm TLKT của các kỳ kế toán năm và TLKT về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C

– TLKT liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án

– Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

– Các loại TLKT khác không phải là TLKT phải lưu trữ tối thiểu 5 năm và TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

Phải lưu trữ vĩnh viễn đối với TLKT có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi TLKT bị hủy hoại tự nhiên. Cụ thể:

– Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được HĐND các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; TLKT khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định TLKT khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

– Đối với hoạt động kinh doanh, TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định TLKT phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ TLKT được quy định như sau:

– Tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt đối với TLKT của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm TLKT của các kỳ kế toán năm và TLKT về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

– Tính từ ngày thành lập đối với TLKT liên quan đến thành lập đơn vị; từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình đối với TLKT liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án đối với TLKT liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra đối với TLKT liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

– Tính từ ngày kết thúc năm đối với các loại TLKT khác.

Trên đây là nội dung LawKey chia sẻ về Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định hiện hành. Nếu có thắc mắc liên quan, bạn đọc vui lòng liên hệ qua hotline của LawKey để được tư vấn. Xin cảm ơn sự quan tâm của quý bạn đọc!