Pháp luật đã có các quy định cụ thể về việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Vậy các hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán sẽ bị xử phạt thế nào?

Tài liệu kế toán là gì?

Theo quy định của Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Tài liệu kế toán có giá trị pháp lý, cung cấp tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán và được sử dụng để công bố công khai theo quy định của pháp luật. Tài liệu kế toán là cơ sở để xây dựng và xét duyệt kế hoạch, dự toán, quyết toán, xem xét, xử lý vi phạm pháp luật.

Quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Luật Kế toán 2015 quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

– Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ

– Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận

– Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

– Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

– Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

+ Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

+ Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Hình thức xử lý đối với hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán có thể bị xử phạt hành chính hoặc xử lý hình sự nếu gây hậu quả nghiêm trọng.

Biện pháp hành chính

Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định các mức phạt đối với hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Phạt cảnh cáo đối với hành vi:

– Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định

– Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm

(Mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân)

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi:

– Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định

– Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ

– Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định

– Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

(Mức phạt đối với tổ chức).

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi:

– Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự

– Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

(Mức phạt đối với tổ chức).

Biện pháp hình sự

Người có hành vi hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ theo quy định nếu gây hậu quả nghiêm trọng có thể phải chịu trách nhiệm hình sự. Cụ thể, Bộ luật Hình sự 2015 quy định hình thức xử lý như sau:

Phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm:

Đối với người thực hiện hành vi gây thiệt hại từ 100.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc dưới 100.000.000 đồng nhưng đã bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt vi phạm hành chính về hành vi này mà còn vi phạm.

Phạt tù từ 03 năm đến 12 năm:

Đối với trường hợp phạm tội sau:

– Vì vụ lợi

– Có tổ chức

– Dùng thủ đoạn tinh vi, xảo quyệt

Phạt tù từ 10 năm đến 20 năm:

Đối với người thực hiện hành vi gây thiệt hại 1.000.000.000 đồng trở lên.

Hình phạt bổ sung:

Người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.

(Các hình thức xử lý trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm, không áp dụng đối với pháp nhân, tổ chức).

>> Xem thêm: Xử phạt hành chính đối với các hành vi vi phạm quy định chứng từ kế toán

Trên đây là nội dung LawKey chia sẻ về Hình thức xử lý vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định hiện hành. Nếu có thắc mắc liên quan, bạn đọc vui lòng liên hệ qua hotline của LawKey để được tư vấn. Xin cảm ơn sự quan tâm của quý bạn đọc!