Xử lý vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Pháp luật đã có các quy định cụ thể về việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Vậy các hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán sẽ bị xử phạt thế nào?

Tài liệu kế toán là gì?

Theo quy định của Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Tài liệu kế toán có giá trị pháp lý, cung cấp tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán và được sử dụng để công bố công khai theo quy định của pháp luật. Tài liệu kế toán là cơ sở để xây dựng và xét duyệt kế hoạch, dự toán, quyết toán, xem xét, xử lý vi phạm pháp luật.

Quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Luật Kế toán 2015 quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

– Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ

– Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận

– Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

– Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

– Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

+ Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

+ Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Hình thức xử lý đối với hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán có thể bị xử phạt hành chính hoặc xử lý hình sự nếu gây hậu quả nghiêm trọng.

Biện pháp hành chính

Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định các mức phạt đối với hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Phạt cảnh cáo đối với hành vi:

– Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định

– Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm

(Mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân)

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi:

– Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định

– Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ

– Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định

– Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

(Mức phạt đối với tổ chức).

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi:

– Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự

– Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

(Mức phạt đối với tổ chức).

Biện pháp hình sự

Người có hành vi hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ theo quy định nếu gây hậu quả nghiêm trọng có thể phải chịu trách nhiệm hình sự. Cụ thể, Bộ luật Hình sự 2015 quy định hình thức xử lý như sau:

Phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm:

Đối với người thực hiện hành vi gây thiệt hại từ 100.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc dưới 100.000.000 đồng nhưng đã bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt vi phạm hành chính về hành vi này mà còn vi phạm.

Phạt tù từ 03 năm đến 12 năm:

Đối với trường hợp phạm tội sau:

– Vì vụ lợi

– Có tổ chức

– Dùng thủ đoạn tinh vi, xảo quyệt

Phạt tù từ 10 năm đến 20 năm:

Đối với người thực hiện hành vi gây thiệt hại 1.000.000.000 đồng trở lên.

Hình phạt bổ sung:

Người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.

(Các hình thức xử lý trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm, không áp dụng đối với pháp nhân, tổ chức).

>> Xem thêm: Xử phạt hành chính đối với các hành vi vi phạm quy định chứng từ kế toán

Trên đây là nội dung LawKey chia sẻ về Hình thức xử lý vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định hiện hành. Nếu có thắc mắc liên quan, bạn đọc vui lòng liên hệ qua hotline của LawKey để được tư vấn. Xin cảm ơn sự quan tâm của quý bạn đọc! 

 

Khách hàng nói về chúng tôi

Tôi rất hài lòng về chất lượng dịch vụ tại LawKey - Chìa khóa pháp luật. Các bạn là đội ngũ luật sư, chuyên gia kế toán và tư vấn viên nhiệt thành, đầy bản lĩnh với nghề nghiệp. Chúc các bạn phát đạt hơn nữa trong tương lai.

Anh Toản - CTO Công ty CP công nghệ phân phối Flanet

Đống Đa, Hà Nội
Mình thật sự cảm ơn đội ngũ công ty luật và dịch vụ kế toán LawKey về độ nhiệt tình và tốc độ làm việc. Tôi rất an tâm và tin tưởng khi làm việc với LawKey, đặc biệt là được chủ tịch Hà trực tiếp tư vấn. Chúc các bạn phát triển thịnh vượng và đột phá hơn nữa.

Mr Tô - Founder & CEO MengCha Utd

Đống Đa, Hà Nội
Tôi đã trải nghiệm nhiều dịch vụ luật sư trong quá trình kinh doanh của mình, nhưng thực sự an tâm và hài lòng khi làm bắt đầu làm việc với các bạn LawKey: Các bạn trẻ làm việc rất Nhanh - Chuẩn - Chính xác - Hiệu quả - Đáng tin cậy. Chúc các bạn phát triển hơn nữa.

Mr Tiến - Founder & CEO SATC JSC

Ba Đình, Hà Nội
Từ khi khởi nghiệp đến nay, tôi sử dụng rất nhiều dịch vụ tư vấn luật, tôi đặc biệt hài lòng với dịch vụ mà LawKey cung cấp cho IDJ Group. Các bạn là đội ngũ chuyên nghiệp, uy tín và hiệu quả. Chúc cho LawKey ngày càng phát triển và là đối tác quan trọng lâu dài của IDJ Group.

Mr Trần Trọng Hiếu - Chủ tịch IDJ Group

Hà Nội - Việt Nam
Thay mặt Công ty Dương Cafe, tôi xin chân thành cảm ơn đội ngũ luật sư, kế toán của LawKey. Thực sự yên tâm khi sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật và kế toán thuế bên các bạn. Chúc các bạn phát triển hơn, phục vụ tốt hơn cho cộng đồng doanh nghiệp.

Mr Dương - CEO Dương Cafe

Hà Nội
Tại LawKey, đội ngũ của các bạn rất chuyên nghiệp. Đặc biệt, tôi rất hứng thú khi làm việc với luật sư Huy Hà và kế toán Tân Anh. Các bạn không chỉ cho thấy sự thân thiện mà còn chủ động tìm hiểu giúp đỡ tôi trong công việc. Tôi tin tưởng dịch vụ luật và kế toán của các bạn.  

Mr Hưng - CEO Tư vấn du học Bạn Đồng Hành

Việt Nam

Khách hàng tiêu biểu