Nghỉ việc bao lâu thì được trả sổ bảo hiểm xã hội? NSDLĐ không trả sổ BHXH thì cần làm gì? Hãy cùng LawKey tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Người lao động nghỉ việc bao lâu thì được trả sổ bảo hiểm xã hội?

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

“3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;”

Đồng thời, theo khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 có quy định như sau:

“Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

…

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, khi NLĐ nghỉ việc, NSDLĐ có trách nhiệm phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Đồng thời, NSDLĐ có trách nhiệm phải hoàn thành thủ tục chốt sổ BHXH và trả lại cho người lao động. Tuy nhiên, pháp luật lại không nêu rõ thời hạn cụ thể mà NSDLĐ phải thực hiện thủ tục này.

Do đó, để chốt sổ BHXH và trả lại cho NLĐ, trước tiên NSDLĐ phải tiến hành thủ tục báo giảm lao động khi có phát sinh giảm người lao động qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó).

Trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ giải quyết thủ tục này cho người sử dụng lao động (theo quy định tại thủ tục 1.3 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH ngày 16/09/2021).

Sau đó, NSDLĐ sẽ thực hiện việc chốt sổ BHXH cho người lao động. Thủ tục này được giải quyết trong 05 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ cho cơ quan BHXH (theo khoản 4 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017).

Như vậy, nếu thực hiện đúng theo quy định thì trong khoảng 10 ngày, kể từ ngày báo giảm lao động, người sử dụng lao động phải hoàn thành việc xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cho người lao động.

Công ty giữ sổ bảo hiểm không trả khi nghỉ việc, người lao động cần làm gì để ứng phó?

Trường hợp không được trả sổ BHXH theo đúng quy định, người lao động có thể thực hiện theo các cách sau:

Khiếu nại lên người có thẩm quyền

Việc khiếu nại phải được tiến hành theo đúng thủ tục được quy định tại Nghị định 24/2018/NĐ-CP như sau:

♣ Khiếu nại lần đầu: Tới người sử dụng lao động

Nếu không được giải quyết trong thời hạn quy định hoặc không đồng ý với việc giải quyết của người sử dụng lao động, người lao động có thể tiến hành khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện tại Tòa án theo thủ tục tố tụng dân sự.

♣ Khiếu nại lần 2: Tới Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, nơi công ty đặt trụ sở chính.

Khởi kiện tại Hội đồng trọng tài hoặc Tòa án

Theo điểm d khoản 1 Điều 188 Bộ luật Lao động 2019, với những tranh chấp liên quan đến BHXH, người lao động có thể trực tiếp khởi kiện tại Tòa án mà không cần hòa giải của hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động hoặc Tòa án giải quyết.

Do đó, người lao động có quyền gửi đơn đến Hội đồng trọng tài hoặc Tòa án nhân dân có thẩm quyền nơi công ty đặt trụ sở chính để yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện việc chốt sổ BHXH và trả lại sổ cho mình.

Trường hợp công ty giữ sổ bảo hiểm không trả để làm khó nhân viên, có bị phạt?

Theo khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về việc xử phạt đối với hành vi vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp như sau:

“4. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

…

d) Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội.”

Lưu ý: Mức phạt quy định trên là mức phạt áp dụng đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Như vậy, theo quy định trên, nếu công ty không trả sổ bảo hiểm xã hội khi NLĐ nghỉ việc thì công ty có thể sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 04 – 08 triệu đồng (mức phạt đối với tổ chức).

>>Xem thêm: 04 điểm mới trên ứng dụng VssID

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vấn đề gì thắc mắc, vui lòng liên hệ LawKey hoặc có thể sử dụng Luật sư tư vấn của chúng tôi.