Nhiều cơ quan, doanh nghiệp chỉ nhận bản sao y có thời hạn dưới 6 tháng với lý do hiệu lực của bản sao công chứng bản sao chứng thực là 06 tháng. Đây là hiểu sai quy định của pháp luật.

Vậy hiệu lực của bản sao công bản sao chứng chứng thực là bao lâu, có giới hạn thời gian hay không? Sau đây, LawKey sẽ làm rõ vấn đề này: 

1. Khái quát quy định về bản sao bản sao công chứng bản sao chứng thực

Khái niệm về bản sao, bản chính, bản sao công chứng bản sao chứng thực hiện nay được quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo đó:

“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Trong đó, “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

Như vậy, bản sao từ bản chính có thể do chính chủ sở hữu của Bản chính hoặc bất cứ cá nhân, tổ chức nào đó thực hiện bằng việc chụp, đánh máy, phô tô…. miễn sao đảm bảo có nội dung đầy đủ, chính xác như thông tin gốc trong bản chính hoặc sổ gốc lưu thông tin.

Những loại bản sao công chứng bản sao chứng thực được sử dụng thay cho bản chính 

Không phải bất cứ bản sao nào cũng được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Chỉ những loại bản sao sau đây mới có chức năng đó:

• Bản sao được cấp từ sổ gốc: Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
• Bản sao được chứng thực từ bản chính: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính là Phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp  xã, phường, thị trấn; Cơ aun công chứng; Cơ quan ngoại giao.

Trong thực tế cuộc sống, khi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền yêu cầu cung cấp bản sao thay cho bản chính, bạn phải cung cấp Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc Bản sao được chứng thực từ bản chính này chứ không phải bản chụp, bản photo.

Ví dụ: khi bạn thực hiện thủ tục thành lập công ty để có tư cách pháp nhân phục vụ cho việc kinh doanh. Bản sao giấy tờ nhân thân của chủ sở hữu (Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, căn cước công dân) là bản sao chứng thực từ bản chính. 

Bản sao công chứng bản sao chứng thực có thời gian hiệu lực bao lâu

2. Hiệu lực của bản sao công chứng bản sao chứng thực

2.1. Theo quy định của pháp luật:

Bản sao đươc chứng thực từ bản chính do cơ quan công chứng hay UBND, xã, phường, thị trấn, phòng tư pháp, cơ quan lãnh sự đều có giá trị pháp lý như nhau. Theo Điều 77 Luật công chứng 2014 và Khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực quy định: “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác“.

Tuy nhiên trong cả hai văn bản trên đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao hợp lệ. Như vậy, có thể hiểu rằng thời hạn của bản sao hợp lệ là vô thời hạn.

Điều này nảy sinh nhiều bất cập trên thực tế. Vì có nhiều khi các thông tin trên bản chính đã có sự thay đổi hoặc bản chính đã không còn giá trị pháp lý nhưng bản sao vẫn đang được sử dụng. Để khắc phục tình trạng này, nhiều cơ quan, đơn vị  khi tiếp nhận giấy tờ là bản sao được chứng thực thường tự đặt ra quy định là bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày được chứng thực. Điều này là không đúng với quy định của pháp luật tuy nhiên đây lại là một giải pháp được nhiều cơ quan, đơn vị áp dụng để hạn chế tình trạng dùng giấy tờ giả.

2.2. Lời khuyên về thời hạn sử dụng bản sao công chứng bản sao chứng thực

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Các giấy Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính chỉ cần đảm bảo các điều kiện:

• Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
• Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
• Các Bản chính này này không thuộc các trường hợp Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao như: bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung… tại Điều 22 Nghị định này.

Tuy nhiên, trong thực tế, theo giá trị sử dụng của pháp luật, Bản chính các giấy tờ văn bản bao gồm hai loại: Loại có thời hạn sử dụng và loại không xác định thời hạn (vô thời hạn).

Vì vậy, để tránh gặp khó khăn trong quá trình cung cấp theo yêu cầu của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền, LawKey khuyến nghị người được yêu cầu cung cấp bản sao nên sử dụng bản sao chứng thực như sau:

– Đối với bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có giá trị vô hạn (bảng điểm, bằng cử nhân, kỹ sư, giấy phép lái xe…) thì bản sao y có giá trị pháp lý vô hạn.

– Đối với bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như: chứng minh nhân dân (15 năm), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng)…… thì bản sao chỉ có giá trị pháp lý trong thời hạn bản gốc còn giá trị. Khi bản gốc đã hết giá trị thì không sử dụng để cung cấp cho cơ quan, cá nhân có thẩm quyền nữa.

Trên đây là nội dung Quy định về hiệu lực của bản sao công chứng bản sao chứng thực LawKey gửi đến bạn đọc.