Việc sử dụng hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến tại các doanh nghiệp. Vậy pháp luật có quy định thế nào về khởi tạo hóa đơn điện tử? Những hành vi vi phạm quy định về tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt thế nào?

Quy định về khởi tạo hóa đơn điện tử

Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

Xử phạt vi phạm quy định về tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi:

Tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử không đủ một trong các nội dung bắt buộc phải đúng, bao gồm: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số hóa đơn.

Chú ý: Trường hợp tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử đảm bảo đúng các nội dung quy định bắt buộc như trên nhưng thiếu hoặc sai các nội dung khác (trừ các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đủ các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tài chính) thì:

– Phạt cảnh cáo nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn đã được khắc phục và vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.

– Phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt là 2.000.000 đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn không được khắc phục nhưng đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi:

– Tự in hóa đơn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử khi không đủ các điều kiện quy định. Các điều kiện để tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

– Cung cấp phần mềm tự in hóa đơn không đảm bảo nguyên tắc theo quy định hoặc hóa đơn khi in ra không đáp ứng đủ nội dung quy định. Nguyên tắc đảm bảo đối với hóa đơn tự in thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi:

Tự in hóa đơn giả (trừ trường hợp do lỗi khách quan của phần mềm tự in hóa đơn) và hành vi khởi tạo hóa đơn điện tử giả.

Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

Lỗi khách quan của phần mềm tự in được xác định do lỗi tự thân của phần mềm tự in hóa đơn (như do virus…), không có sự can thiệp của con người. Trường hợp xác định hóa đơn tự in in ra là hóa đơn giả do lỗi khách quan của phần mềm tự in thì đơn vị cung cấp phần mềm tự in hóa đơn bị xử phạt cảnh cáo. Các bên (đơn vị cung cấp phần mềm tự in hóa đơn và đơn vị sử dụng phần mềm tự in hóa đơn) phải dừng việc khởi tạo hóa đơn, kịp thời điều chỉnh, sửa chữa phần mềm tự in hóa đơn.

Hình phạt bổ sung

– Phạt đình chỉ quyền tự in hóa đơn, quyền khởi tạo hóa đơn điện tử từ 01 tháng đến 03 tháng đối với tổ chức, cá nhân có hành vi tự in hóa đơn giả và khởi tạo hóa đơn điện tử giả.

Biện pháp khắc phục hậu quả

Buộc phải hủy các hóa đơn được in hoặc khởi tạo không đúng quy định đối với hành vi:

– Tự in hóa đơn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử khi không đủ các điều kiện quy định.

– Tự in hóa đơn giả

>> Xem thêm: Nguyên tắc sử dụng và điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử mới nhất

>> Xem thêm: Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy theo quy định mới nhất

Trên đây là nội dung LawKey chia sẻ về Xử phạt vi phạm quy định về tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật. Nếu có thắc mắc liên quan, bạn đọc vui lòng liên hệ qua hotline của LawKey để được tư vấn. Xin cảm ơn sự quan tâm của quý bạn đọc.