Cách viết hóa đơn có nhiều mặt hàng, nhiều dòng

Cách viết hóa đơn có nhiều mặt hàng, nhiều dòng được pháp luật quy định khá cụ thể tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. Pháp luật đưa ra cho chúng ta 2 cách để giải quyết vấn đề này.

1. Khái niệm hóa đơn

Hóa đơn là loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn bao gồm:

  • Hóa đơn GTGT;
  • Hóa đơn bán hàng;
  • Hóa đơn khác như tem, thẻ, phiếu thu bảo hiểm…
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế…

Xem thêm: Các loại hóa đơn hiện nay trong doanh nghiệp

2. Cách ghi hóa đơn có nhiều mặt hàng, nhiều dòng

2.1. Ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn

Đây là cách ghi hóa đơn khá phổ biến và được áp dụng nhiều trên thực tế. Với cách ghi này, người bán chú ý thực hiện đúng theo quy định của pháp luật tại khoản 1 Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cụ thể:

  • Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau”;
  • Dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”.
  • Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác.
  • Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên.
  • Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Xem thêm: Cách viết hóa đơn GTGT khi khách hàng không lấy hóa đơn

2.2. Lập bảng kê hàng hóa đã bán

Đây cũng là một trong những cách viết hóa đơn có nhiều mặt hàng, nhiều dòng được pháp luật quy định. Theo đó, người bán có thể lập bảng kê hàng hóa bán ra kèm theo hóa đơn. Khi sử dụng phương thức này thì bạn cần chú ý:

Một là, đối với nội dung trên hóa đơn:

– Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”.

– Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

Hai là, đối với nội dung trên bảng kê:

Bảng kê do người bán tự thiết kế nhưng phải đảm bảo các nội dung chính bao gồm:

– Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế;

– Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. 

Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

Không những vậy, bảng kê cũng phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn nào, số bao nhiêu, ngày tháng năm cụ thể nào và có phải đầy đủ các chữ ký của cả người bán, người mua. Nếu một trang không đủ thì người bán tiếp tục liệt kê hàng hóa sang trang tiếp theo, đánh số liên tục và có đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Bản kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn và được lưu lại cũng hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.

Xem thêm: Cách viết hóa đơn GTGT khi khách hàng không lấy hóa đơn

Trên đây là bài tư vấn của Lawkey về “Cách viết hóa đơn có nhiều mặt hàng, nhiều dòng” gửi đến bạn đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn pháp lý và được cung cấp dịch vụ kế toán thuế.

Trân trọng./.

Khách hàng nói về chúng tôi

Tôi rất hài lòng về chất lượng dịch vụ tại LawKey - Chìa khóa pháp luật. Các bạn là đội ngũ luật sư, chuyên gia kế toán và tư vấn viên nhiệt thành, đầy bản lĩnh với nghề nghiệp. Chúc các bạn phát đạt hơn nữa trong tương lai.

Anh Toản - CTO Công ty CP công nghệ phân phối Flanet

Đống Đa, Hà Nội
Mình cảm ơn đội ngũ công ty luật và dịch vụ kế toán LawKey về độ nhiệt tình và tốc độ làm việc. Tôi rất an tâm và tin tưởng khi làm việc với LawKey, đặc biệt là được chủ tịch Hà trực tiếp tư vấn. Chúc các bạn phát triển thịnh vượng và đột phá hơn nữa.

Mr Tô - Founder & CEO MengCha Utd

Đống Đa, Hà Nội
Tôi đã trải nghiệm nhiều dịch vụ luật sư trong quá trình kinh doanh của mình, nhưng thực sự an tâm và hài lòng khi làm bắt đầu làm việc với các bạn LawKey: Các bạn trẻ làm việc rất Nhanh - Chuẩn - Chính xác - Hiệu quả - Đáng tin cậy.

Mr Tiến - Founder & CEO SATC JSC

Ba Đình, Hà Nội
Từ khi khởi nghiệp đến nay gần 30 năm, tôi sử dụng rất nhiều dịch vụ tư vấn luật, tôi đặc biệt hài lòng với dịch vụ mà LawKey cung cấp cho IDJ Group. Chúc cho LawKey ngày càng phát triển và là đối tác quan trọng lâu dài của IDJ Group.

Mr Trần Trọng Hiếu - Chủ tịch IDJ Group

Hà Nội - Việt Nam
Thay mặt Công ty Dương Cafe, tôi xin chân thành cảm ơn đội ngũ luật sư, kế toán của LawKey. Thực sự yên tâm khi sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật và kế toán thuế bên các bạn. Chúc các bạn phát triển hơn, phục vụ tốt hơn cho cộng đồng doanh nghiệp.

Mr Dương - CEO Dương Cafe

Hà Nội
Tại LawKey, đội ngũ của các bạn rất chuyên nghiệp. Các bạn không chỉ cho thấy sự thân thiện mà còn chủ động tìm hiểu giúp đỡ tôi trong công việc. Tôi tin tưởng dịch vụ luật và kế toán của các bạn.  

Mr Hưng - CEO Tư vấn du học Bạn Đồng Hành

Việt Nam

Khách hàng tiêu biểu