Có được ghi ký hiệu trên hóa đơn không? Đây là một trong những câu hỏi mà LawKey nhận được thường xuyên từ khách hàng. Để giải đáp một phần thắc mắc của các doanh nghiệp, LawKey xin được gửi đến Quý doanh nghiệp một số quy định của pháp luật và phân tích hướng dẫn vấn đề trên.

Lập hóa đơn như thế nào mới hợp lệ 

Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành quy định chi tiết về lập hóa đơn.

Hóa đơn là gì

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Các loại hóa đơn:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong một số hoạt động theo quy định của pháp luật;

2. Hóa đơn bán hàng;

3. Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…;

4. Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn

Các nguyên tắc lập hóa đơn bắt buộc phải tuân thủ

Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Các hình thức ghi ký hiệu để nhận dạng hóa đơn

Doanh nghiệp được phép ghi ký hiệu của mình lên hóa đơn, nhưng hành động này chỉ được cho phép với mục đích nhận dạng hóa đơn. Ngoài ra, các ký hiệu cũng phải tuân theo đúng quy định của pháp luật.

Các hình thức ký hiệu được phép thực hiện

Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý, tổ chức có thể chọn một hay nhiều hình thức sau để làm ký hiệu nhận dạng như:

– Dán tem chống giả;

– Dùng kỹ thuật in đặc biệt;

– Dùng giấy, mực in đặc biệt;

– Đưa các ký hiệu riêng vào trong từng đợt in hoặc đợt phát hành loại hóa đơn cụ thể, in sẵn các tiêu thức ổn định trên tờ hóa đơn (như tên, mã số thuế, địa chỉ người bán; loại hàng hóa, dịch vụ; đơn giá…), chữ ký và dấu của người bán khi lập hóa đơn…

Hành vi vi phạm về hóa đơn

Tổ chức khi in, phát hành hóa đơn quy ước các ký hiệu nhận dạng trên hóa đơn do mình phát hành để phục vụ việc nhận dạng hóa đơn trong quá trình in, phát hành và sử dụng hóa đơn.

Trường hợp phát hiện các dấu hiệu vi phạm có liên quan đến việc in, phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn, tổ chức phát hiện phải báo ngay cơ quan thuế. Khi cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu xác nhận hóa đơn đã phát hành, tổ chức in, phát hành hóa đơn phải có nghĩa vụ trả lời bằng văn bản trong thời hạn mười (10) ngày kể từ khi nhận được yêu cầu.

Xem thêm: Cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn giá trị gia tăng

Trên đây là tư vấn của LawKey để trả lời cho câu hỏi có được ghi ký hiệu trên hóa đơn không. Mọi thắc mắc và phản hồi quý khách vui lòng liên hệ tổng đài để được tư vấn hướng dẫn thêm.

Tham khảo dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp của chúng tôi: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói giá rẻ