Tìm hiểu chung về văn phòng ảo

Văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo có những ưu điểm và nhược điểm gì? Có hợp pháp hay không hợp pháp? Có nên thuê văn phòng ảo hay không? Đây là các vấn đề mà doanh nghiệp đang thắc mắc khi đang đắn đo suy nghĩ về việc lựa chọn địa điểm kinh doanh. Sau đây, Lawkey sẽ giúp quý khách hàng có thể hiểu rõ hơn về căn phòng ảo thông qua bài viết dưới đây.

1. Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo được du nhập vào Việt Nam từ năm 2006. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, loại hình này mới bắt đầu được quan tâm và phát triển. Vậy văn phòng ảo là gì? Hiện nay, chưa có một định nghĩa cụ thể nào về văn phòng ảo. Chúng ta có thể hiểu văn phòng ảo là dịch vụ cho thuê địa chỉ tòa nhà để làm giấy phép đăng ký kinh doanh và đặt văn phòng đại diện để tiếp khách dành cho tất cả doanh nghiệp tại Việt Nam. 

Văn phòng ảo sẽ cung cấp đầy đủ tiện ích như khi doanh nghiệp thuê một văn phòng truyền thống như:

  • Bộ phận lễ tân, bộ phận nhận bưu phẩm, thư ký, kế toán chuyên nghiệp
  • Thông tin doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại liên lạc, số fax,…
  • Các thiết bị, máy móc như máy in, máy photo, điện thoại bàn,…. Các không gian văn phòng như phòng họp, phòng tiếp khách, quầy lễ tân.

Do đó, khi sử dụng văn phòng ảo, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp bảng hiệu, logo công ty. Không cần phải. Không cần phải chuyển  đồ đạc, trang thiết bị đến. Một văn phòng ảo có thể được một hay hai hay rất nhiều doanh nghiệp thuê.

>>>Xem thêm: Quy định về đặt địa chỉ trụ sở công ty

2. Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo

2.1. Ưu điểm của văn phòng ảo

Văn phòng ảo cũng có rất nhiều lợi ích.

– Văn phòng có tất cả các tiện ích của một văn phòng chuyên nghiệp

Văn phòng ảo có:

+ Nhân viên lễ tân trả lời điện thoại.

+ Có phòng họp với nhiều sức chứa.

+ Có phòng tiếp khách, dịch vụ viễn thông và mọi trang thiết bị văn phòng để bạn sử dụng.

+ Không gian làm việc rộng rãi, thoáng mát, chuyên nghiệp và hiện đại. Đây là một yếu tố giúp bạn nâng cao hình ảnh trong mắt đối tác và khách hàng.

+ Tất cả các nhân viên không nhất thiết phải luôn ở tại văn phòng mà có thể làm việc ở bất cứ nơi nào khác.

– Văn phòng ảo giúp tiết kiệm được một khoản chi phí lớn

Đối với các doanh nghiệp nhỏ hay các doanh nghiệp vừa mới thành lập, họ luôn phải đối mặt với bài toán chi phí. Họ không có nguồn tài chính dồi dào. Nên việc tối ưu chi phí luôn là ưu tiên hàng đầu của họ. Trong việc thành lập, doanh nghiệp có thể sẽ phải thuê một địa điểm để hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, giá thuê văn phòng một tháng sẽ khiến cho doanh nghiệp tốn một khoản chi phí khá cao, đặc biệt là các văn phòng ở khu trung tâm. Chính vì vậy, văn phòng ảo ra đời đã giúp họ giải quyết được phần nào vấn đề này. Chỉ tốn một khoản tiền không quá lớn hàng tháng, họ đã có thể đặt địa chỉ công ty mình tại các địa chỉ đẹp, các tòa nhà cao ốc văn phòng sang trọng. 

– Thời gian làm việc linh hoạt

Khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không nhất thiết phải đến phòng làm việc. Chính vì vậy, mô hình văn phòng này được rất nhiều chủ doanh nghiệp tư nhân, các doanh nghiệp có trụ sở chính ở ngoại ô,… sử dụng.

– Đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có thể sử thuê văn phòng ảo để làm địa chỉ kinh doanh khi thành lập. Với một địa chỉ tại văn phòng ảo, các doanh nghiệp có thể hoàn tất các thủ tục đăng ký kinh doanh đơn giản, nhanh chóng. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong trường hợp khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn đỏ, mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng,…

2.2. Nhược điểm của văn phòng ảo

Bên cạnh những ưu điểm, văn phòng ảo cũng có những nhược điểm.

– Muốn gặp khách hàng, sử dụng phòng họp, doanh nghiệp phải báo trước.

Vì văn phòng ảo không chỉ có một doanh nghiệp, mà còn có nhiều doanh nghiệp khác. Vì vậy, khi muốn gặp khách hàng, hay họp hành, doanh nghiệp phải thông báo trước, đặt lịch trước. Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định của bên cho thuê văn phòng ảo về thời gian làm việc, phòng làm việc, phòng họp,.. Điều này cũng khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn. 

– Không đảm bảo được sự riêng tư và ổn định về vị trí chỗ ngồi làm việc. 

Như đã nói ở trên, có nhiều doanh nghiệp cùng làm việc một văn phòng ảo. Do đó, việc đảm bảo sự riêng tư của doanh nghiệp hay cá nhân là rất khó. Nhân viên của các công ty sẽ có thể thay đổi vị trí chỗ ngồi nên không có sự ổn định về vị trí chỗ ngồi làm việc.

3. Tính pháp lý của văn phòng ảo

Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”

Khi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải có địa chỉ. Chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định doanh nghiệp không được thuê văn phòng ảo. Việc thuê văn phòng ảo không trái pháp luật. doanh nghiệp sẽ sử dụng địa chỉ của văn phòng ảo để thực hiện việc đăng ký kinh doanh. 

4. Có nên thuê văn phòng ảo hay không? 

Đây là câu hỏi được nhiều khách hàng đặt ra khi sử dụng loại mô hình này. Như đã nêu ở trên, văn phòng ảo cũng có những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Lawkey xin tư vấn cho khách hàng như sau, khách hàng có thể tham khảo:

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, vấn đề chi phí là luôn được ưu tiên. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, khả năng tài chính còn yếu thì văn phòng ảo là một lựa chọn tối ưu cho khách hàng.

Đối với các doanh nghiệp có khả năng tài chính tốt, có số vốn đầu tư lớn, dài hạn,  có thể thuê văn phòng cố định để làm việc lâu dài.

Do đó, hãy xác định mục tiêu rõ ràng cho doanh nghiệp của mình. Cần xác định kế hoạch kinh doanh rõ ràng và kế hoạch tài chính chi tiết.

Nếu doanh nghiệp đang có ý định thuê văn phòng ảo cần lưu ý: 

  • Tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng. Nên doanh nghiệp cần chọn một công ty uy tín là rất cần thiết. Tốt nhất nên tìm đến các công ty lâu năm và đã có thương hiệu trên thị trường.
  • Hiểu thật chính xác những gì nhân viên tư vấn truyền đạt. Nếu không hiểu hoặc thắc mắc bất kỳ điểm nào về dịch vụ thì phải hỏi rõ ngay.
  • Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.

>>>Xem thêm: Dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Trên đây là bài viết về tìm hiểu chung về văn phòng ảo. Hy vọng, bài viết giúp khách hàng đã hiểu rõ hơn về loại mô hình này. Nếu có thắc mắc, hãy liên hệ với Lawkey – đơn vị tư vấn dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói.

Điện thoại: (024) 665.65.366     Hotline: 0967.59.1128

Email: contact@lawkey.vn        Facebook: LawKey

Khách hàng nói về chúng tôi

Tôi rất hài lòng về chất lượng dịch vụ tại LawKey - Chìa khóa pháp luật. Các bạn là đội ngũ luật sư, chuyên gia kế toán và tư vấn viên nhiệt thành, đầy bản lĩnh với nghề nghiệp. Chúc các bạn phát đạt hơn nữa trong tương lai.

Anh Toản - CTO Công ty CP công nghệ phân phối Flanet

Đống Đa, Hà Nội
Mình thật sự cảm ơn đội ngũ công ty luật và dịch vụ kế toán LawKey về độ nhiệt tình và tốc độ làm việc. Tôi rất an tâm và tin tưởng khi làm việc với LawKey, đặc biệt là được chủ tịch Hà trực tiếp tư vấn. Chúc các bạn phát triển thịnh vượng và đột phá hơn nữa.

Mr Tô - Founder & CEO MengCha Utd

Đống Đa, Hà Nội
Tôi đã trải nghiệm nhiều dịch vụ luật sư trong quá trình kinh doanh của mình, nhưng thực sự an tâm và hài lòng khi làm bắt đầu làm việc với các bạn LawKey: Các bạn trẻ làm việc rất Nhanh - Chuẩn - Chính xác - Hiệu quả - Đáng tin cậy. Chúc các bạn phát triển hơn nữa.

Mr Tiến - Founder & CEO SATC JSC

Ba Đình, Hà Nội
Từ khi khởi nghiệp đến nay, tôi sử dụng rất nhiều dịch vụ tư vấn luật, tôi đặc biệt hài lòng với dịch vụ mà LawKey cung cấp cho IDJ Group. Các bạn là đội ngũ chuyên nghiệp, uy tín và hiệu quả. Chúc cho LawKey ngày càng phát triển và là đối tác quan trọng lâu dài của IDJ Group.

Mr Trần Trọng Hiếu - Chủ tịch IDJ Group

Hà Nội - Việt Nam
Thay mặt Công ty Dương Cafe, tôi xin chân thành cảm ơn đội ngũ luật sư, kế toán của LawKey. Thực sự yên tâm khi sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật và kế toán thuế bên các bạn. Chúc các bạn phát triển hơn, phục vụ tốt hơn cho cộng đồng doanh nghiệp.

Mr Dương - CEO Dương Cafe

Hà Nội
Tại LawKey, đội ngũ của các bạn rất chuyên nghiệp. Đặc biệt, tôi rất hứng thú khi làm việc với luật sư Huy Hà và kế toán Tân Anh. Các bạn không chỉ cho thấy sự thân thiện mà còn chủ động tìm hiểu giúp đỡ tôi trong công việc. Tôi tin tưởng dịch vụ luật và kế toán của các bạn.  

Mr Hưng - CEO Tư vấn du học Bạn Đồng Hành

Việt Nam

Khách hàng tiêu biểu