Chứng từ điện tử là gì theo quy định pháp luật về kế toán? Điều kiện nào để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý? Bài viết này chúng tôi sẽ giải đáp giúp các bạn.

Chứng từ điện tử là gì?

Chứng từ điện tử không thể hiện bằng bản giấy mà được hệ thống bởi các dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ được lập bằng bản giấy. Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán khi đáp ứng các điều kiện nhất định của pháp luật, được thể hiện dưới đây.

Một số chú ý khi sử dụng chứng từ điện tử

Trong quá trình lập, lưu trữ, quản lý và sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý đến một số nội dung dưới đây để đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

– Chứng từ điện tử được lập dưới dạng dữ liệu và có đầy đủ nội dung cơ bản của một chứng từ kế toán;

– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

– Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Xem thêm: Xử phạt hành chính đối với các hành vi vi phạm quy định chứng từ kế toán

Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

Luật kế toán 2015 không có quy định riêng về các điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, dựa trên các quy định về chứng từ điện tử được nếu ra, chúng ta có thể khái quát nên các điều kiện đó như sau:

Một là, chứng từ điện tử phải có đầy đủ nội dung cơ bản theo luật định

Xuất phát từ bản chất của chứng từ điện từ là một loại chứng từ kế toán, nên một chứng từ điện tử có giá trị pháp lý cần có đầy đủ các thông tin cơ bản quy định tại Điều 16 Luật kế toán 2015. Đó là;

– Tên và số hiệu của chứng từ;

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ;

– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ;

– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ.

Hai là, chứng từ điện tử đảm bảo tính bảo mật

Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.

Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Ba là, chứng từ điện tử đảm bảo tính xác thực

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. 

Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định trên.

Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Xem thêm: Chứng từ kế toán là gì? Quy định pháp luật về chứng từ kế toán

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi về “Chứng từ điện tử là gì theo quy định pháp luật về kế toán?” gửi đến bạn đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.