Điều kiện thành lập văn phòng công chứng

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc được cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng. Hiện nay, nhu cầu về việc công chứng tăng dẫn đến sự thành lập của nhiều văn phòng công chứng tư nhân. Vậy một văn phòng công chứng tư nhân cần có những yêu cầu, điều kiện gì và trình tự, thủ tục thành lập như thế nào? Với bài viết này, LawKey sẽ giải đáp các thắc mắc trên của độc giả.

1. Điều kiện về loại hình công ty và thành viên sáng lập

Theo điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng phải là công ty hợp danh được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật có liên quan đến loại hình công ty này. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên trở lên và không có thành viên góp vốn. Theo đó, chỉ có công chứng viên mới có thể đứng ra thành lập văn phòng công chứng tư nhân. Văn phòng công chứng phải có ít nhất hai thành viên sáng lập. Các thành viên này chịu trách nhiệm với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bằng toàn bộ tài sản của mình. 

Điều 8 Luật Công chứng 2014 có quy định về tiêu chuẩn công chứng viên. Theo đó để trở thành công chứng viên, cá nhân phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

  • Là công dân Việt Nam có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam.
  • Có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ pháp luật.
  • Có bằng cử nhân luật và sau đó đã có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức.
  • Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng (12 tháng) hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (3 tháng) tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
  • Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
  • Có đủ sức khỏe để hành nghề.

>> Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty hợp danh

2. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định, người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên. 

3. Điều kiện về tên gọi

Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định, tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc. 

Ví dụ, tên gọi của văn phòng công chứng phải là “Văn phòng công chứng Nguyễn Văn A”, trong đó ông A là một thành viên hợp danh và chưa có tổ chức hành nghề công chứng nào lấy tên Nguyễn Văn A hoặc có thể nhầm lẫn với tên Nguyễn Văn A trước đó. 

4. Điều kiện về trụ sở 

Theo điều 17 Nghị định 29/2015 Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng 2014, trụ sở văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau:

  • Phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
  • Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng. 
  • Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

5. Điều kiện về con dấu

Theo điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng phải có con dấu riêng, con dấu này không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

>> Xem thêm: Quy định về con dấu doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp

6. Điều kiện về tài sản

Theo quy định của pháp luật, Văn phòng công chứng phải có tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. Như vậy, văn phòng công chứng là một pháp nhân có tài sản độc lập với chủ sở hữu.

7. Thủ tục thành lập văn phòng công chứng

Theo điều 23 Luật Công chứng 2014, trình tự, thủ tục thành lập văn phòng công chứng được quy định như sau:

Bước 1:

Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng gửi hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hồ sơ gồm có:

  • Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.
  • Đề án thành lập Văn phòng công chứng nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
  • Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.

Bước 2:

Trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Bước 3: 

Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép thành lập. Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở ở địa phương nơi quyết định cho phép thành lập.

Bước 4:

Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

Trên đây là tư vấn của Lawkey về Điều kiện thành lập văn phòng công chứng xin được gửi tới quý bạn đọc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, hãy liên hệ Lawkey để được tư vấn một cách chính xác nhất !

Khách hàng nói về chúng tôi

Tôi rất hài lòng về chất lượng dịch vụ tại LawKey - Chìa khóa pháp luật. Các bạn là đội ngũ luật sư, chuyên gia kế toán và tư vấn viên nhiệt thành, đầy bản lĩnh với nghề nghiệp. Chúc các bạn phát đạt hơn nữa trong tương lai.

Anh Toản - CTO Công ty CP công nghệ phân phối Flanet

Đống Đa, Hà Nội
Mình thật sự cảm ơn đội ngũ công ty luật và dịch vụ kế toán LawKey về độ nhiệt tình và tốc độ làm việc. Tôi rất an tâm và tin tưởng khi làm việc với LawKey, đặc biệt là được chủ tịch Hà trực tiếp tư vấn. Chúc các bạn phát triển thịnh vượng và đột phá hơn nữa.

Mr Tô - Founder & CEO MengCha Utd

Đống Đa, Hà Nội
Tôi đã trải nghiệm nhiều dịch vụ luật sư trong quá trình kinh doanh của mình, nhưng thực sự an tâm và hài lòng khi làm bắt đầu làm việc với các bạn LawKey: Các bạn trẻ làm việc rất Nhanh - Chuẩn - Chính xác - Hiệu quả - Đáng tin cậy. Chúc các bạn phát triển hơn nữa.

Mr Tiến - Founder & CEO SATC JSC

Ba Đình, Hà Nội
Từ khi khởi nghiệp đến nay, tôi sử dụng rất nhiều dịch vụ tư vấn luật, tôi đặc biệt hài lòng với dịch vụ mà LawKey cung cấp cho IDJ Group. Các bạn là đội ngũ chuyên nghiệp, uy tín và hiệu quả. Chúc cho LawKey ngày càng phát triển và là đối tác quan trọng lâu dài của IDJ Group.

Mr Trần Trọng Hiếu - Chủ tịch IDJ Group

Hà Nội - Việt Nam
Thay mặt Công ty Dương Cafe, tôi xin chân thành cảm ơn đội ngũ luật sư, kế toán của LawKey. Thực sự yên tâm khi sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật và kế toán thuế bên các bạn. Chúc các bạn phát triển hơn, phục vụ tốt hơn cho cộng đồng doanh nghiệp.

Mr Dương - CEO Dương Cafe

Hà Nội
Tại LawKey, đội ngũ của các bạn rất chuyên nghiệp. Đặc biệt, tôi rất hứng thú khi làm việc với luật sư Huy Hà và kế toán Tân Anh. Các bạn không chỉ cho thấy sự thân thiện mà còn chủ động tìm hiểu giúp đỡ tôi trong công việc. Tôi tin tưởng dịch vụ luật và kế toán của các bạn.  

Mr Hưng - CEO Tư vấn du học Bạn Đồng Hành

Việt Nam

Khách hàng tiêu biểu