Hóa đơn là gì? Tìm hiểu về hoá đơn theo quy định pháp luật. Nội dung bắt buộc và không bắt buộc trên hoá đơn.

Hóa đơn là gì

Theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, còn có các khái niệm sau:

– Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định pháp luật.

– Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

Các loại hóa đơn

Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi quy định, hóa đơn gồm 3 loại sau:

– Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động: Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

– Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn dùng cho các đối tượng sau:

+ Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài

+ Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”

– Hóa đơn khác: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hình thức của hóa đơn

Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau đây:

– Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành

– Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

>> Xem thêm: 17 sai sót về hóa đơn nhưng không bị phạt tiền

>> Xem thêm: Xử phạt vi phạm quy định về tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử

Nội dung trên hóa đơn đã lập

Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP cùng các văn bản hướng dẫn có quy định:

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy. Các nội dung này bao gồm:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên liên hóa đơn. Đối với hóa đơn đặt in còn phải ghi tên tổ chức đã nhận in hóa đơn

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng

– Tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua, chữ ký người bán, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn

Ngoài các nội dung bắt buộc, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

>> Xem thêm: Nội dung không bắt buộc có trên hóa đơn GTGT

Một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung bắt buộc

– Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo quy định pháp luật. Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”

– Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc; trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán có yêu cầu:

+ Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

+ Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

+ Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

+ Các trường hợp khác nếu có hướng dẫn

Trên đây là nội dung LawKey chia sẻ về Các quy định chung về hóa đơn theo quy định pháp luật. Nếu có thắc mắc liên quan, bạn đọc vui lòng liên hệ qua hotline của công ty dịch vụ kế toán TaxKey trực thuộc Luật và Kế toán LawKey để được tư vấn.