Việc lưu giữ tài liệu, hồ sơ được quy định như thế nào theo Luật doanh nghiệp mới nhất ? Hãy cùng LawKey tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Căn cứ pháp lý

– Luật doanh nghiệp 2020

– Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư

Các tài liệu bắt buộc phải lưu giữ

Theo Khoản 1 Điều 11 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về các tài liệu bắt buộc phải lưu giữ: 

– Điều lệ công ty, quy chế quản lý nội bộ của công ty, sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.

– Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, giấy phép và giấy chứng nhận khác.

– Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.

– Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, các quyết định của doanh nghiệp.

– Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.

– Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.

– Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Chế độ lưu giữ tài liệu

Chế độ lưu giữ tài liệu được quy định trong Khoản 2 Điều 11 Luật doanh nghiệp 2020.

Địa điểm lưu giữ

Tại trụ sở chính hoặc những địa điểm được quy định trong điều lệ công ty.

Thời gian lưu giữ

Tùy từng giấy tờ sẽ có thời hạn lưu giữ khác nhau. Ví dụ: Tài liệu kế toán có thời hạn lưu giữ tùy từng loại là 05 năm, 10 năm, vĩnh viễn.

Mục đích 

– Đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

– Góp phần vào quản lý doanh nghiệp một cách thuận lợi, dễ dàng hơn. 

– Nhanh chóng tìm được văn bản, hồ sơ cần thiết phục vụ cho các hoạt động liên quan.

Hình thức xử phạt khi không lưu giữ tài liệu doanh nghiệp

Theo Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định:

“Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.”

>>Xem thêm: Doanh nghiệp xã hội là gì ? Khái niệm và đặc điểm

Trên đây là bài viết về Quy định của pháp luật về chế độ lưu giữ tài liệu doanh nghiệp LawKey gửi đến bạn đọc. Nếu có vấn đề gì còn vướng mắc hãy liên hệ ngay với LawKey để được giải đáp chi tiết nhất.