Trong nhiều trường hợp, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải hủy đi hóa đơn GTGT đã lập, đã phát hành. Vậy thủ tục hủy hóa đơn GTGT theo pháp luật hiện hành được quy định như thế nào?

1. Các trường hợp hủy hóa đơn GTGT

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc hủy hóa đơn  GTGT sau khi đã lập. Theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi ở trong các trường hợp sau đây thì tổ chức, cá nhân kinh doanh phải thựuc hiện thủ tục hủy hóa đơn GTGT:

1.1. Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa

Đối với trường hợp này, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải thực thiện hủy hóa đơn GTGT trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

1.2. Hóa đơn không tiếp tục sử dụng

Khi tổ chức kinh doanh không tiếp tục sử dụng hóa đơn do có sự thay đổi địa điểm kinh doanh hoặc giải thể doanh nghiệp…thì phải làm thủ tục hủy hóa đơn.

Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

1.3. Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

1.4. Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Vật chứng là vật được dùng làm công cụ, phương tiện phạm tội; vật mang dấu vết tội phạm, vật là đối tượng của tội phạm cũng như tiền bạc và vật khác có giá trị chứng minh tội phạm và người phạm tội.

Chính vì vậy, đối với các hóa đơn chưa lập được xác định là vật chứng của các vụ án thì không được hủy và phải cung cấp cho các cơ quan có thẩm quyền điều tra, xác minh vụ án.

Xem thêm: Nội dung không bắt buộc có trên hóa đơn GTGT

Cách viết hóa đơn có nhiều mặt hàng, nhiều dòng

2. Thủ tục hủy hóa đơn GTGT

2.1. Hủy hóa đơn GTGT của tổ chức, cá nhân kinh doanh

Đối với việc hủy hó đơn GTGT, tổ chức, cá nhân kinh doanh cần thực hiện theo trình tự, thủ tục cụ thể như sau:

Bước 1: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Tổ chức, cá nhân kinh doanh rà soát lại các hóa đơn cần hủy và lập Bảng kiểm kê. Thông thường, một Bảng kiểm kê hàng hóa cần hủy có những nội dung chính sau đây:

– Ngày, tháng, năm lập Bảng kiểm kê;

– Tên tổ chức, cá nhân kinh doanh;

– Tên, chức vụ người lập;

– Thông tin về hóa đơn cần hủy: Tên loại hóa đơn; mẫu số hóa đơn; ký hiệu hóa đơn; số hóa đơn; số lượng hóa đơn.

Bước 2: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.

Bước 3: Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Sau khi lập Hội đồng hủy hóa đơn thì phải ghi nhận biên bản hủy hóa đơn và để các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn ký xác nhận.

Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ hủy hóa đơn GTGT

Hồ sơ hủy hóa đơn GTGT bao gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Xem thêm: Hủy hóa đơn giá trị gia tăng

Cách viết hóa đơn thu tiền bằng ngoại tệ

2.2. Hủy hóa đơn GTGT của cơ quan thuế

Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.

Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in.

Trên đây là bài tư vấn của LawKey về “Thủ tục hủy hóa đơn GTGT theo pháp luật hiện hành” gửi đến bạn đọc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và được cung cấp dịch vụ kế toán thuế.

Trân trọng./.